GUARDAR DOCUMENTACIÓN

ORGANIZA LA INFORMACIÓN DE TU EMPRESA

Los documentos representan parte del registro e información importante de una empresa. Pese a que la tecnología ha evolucionado mucho, hay empresas y profesionales que requieren guardar los documentos originales en papel y necesitan un almacenamiento físico, además de una nube digital.

Independientemente de la ocupación de cada empresa, uno de los activos más importantes es la información.

Todas las empresas necesitan un registro de sus operaciones que se convierte en los archivos y memoria histórica de la compañía. Toda esta documentación en físico requiere de un lugar, es por ello que las empresas utilizan almacenes para guardar toda esa información confidencial. Pero no todas las empresas disponen de espacio para poder almacenar la documentación, sobre todo la documentación que no es reciente y que ocupa un espacio necesario para la actividad diaria.

UN ESPACIO PARA ALMACENAR DOCUMENTOS

El almacenamiento en trasteros de miles de documentos de una empresa resulta una opción ventajosa ya que le proporciona orden y seguridad en el resguardo de sus archivos, además de reducir drásticamente la cantidad de espacio dentro de sus oficinas.

Al trasladar sus documentos y guardarlos en almacenes o trasteros estaría creando un espacio valioso y organizado, por lo que sabrá a donde dirigirse para buscar la información o documento que necesite en determinado momento.

Archivar todo en un almacén ajeno a la empresa, puede ser un punto de resguardo siempre que lo requiera. Al encontrarse este almacén fuera de la empresa aumenta la seguridad y se garantiza que sus registros físicos estén completamente protegidos contra una mala manipulación de información o desastres naturales que puedan afectar aquellos que se encuentren en su organización. Por tanto es una opción a considerar seriamente.

Además, si se ocasionase problemas con su información almacenada de forma virtual, siempre queda el archivo físico como respaldo importante.   

ALMACENAMIENTO DE LA INFORMACIÓN LEGAL

En el aspecto legal, el almacenamiento de documentos ayuda a tener un control y cuidar de la de gestión de registros durante todo su ciclo de vida. El archivo de información incluye material administrativo y retención en caso de que su empresa sea auditada o de que necesite algún registro legal que guardó inicialmente.

Deberán conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales y en su caso, libro de actas, registro de acciones nominativas y de socios), así como a los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc).

Los libros de contabilidad y otros libros registros obligatorios según la normativa tributaria que proceda (IRPF, IVA, IS, etc), así como los soportes documentales que justifiquen las anotaciones registradas en los libros (incluidos los programas y archivos informáticos y cualquier otro justificante que tenga trascendencia fiscal), deben conservarse, al menos, durante el periodo en que la Administración tiene derecho a comprobar e investigar. Por lo que el plazo de conservación obligatorio para la Agencia Tributaria es de 4 años, empezándose a contar desde el día en que finalice el plazo voluntario de presentación de la correspondiente declaración o autoliquidación que se esté analizando. Siempre y cuando no se produzca algún supuesto de interrupción del periodo de prescripción, en cuyo caso, comenzaría un nuevo periodo de prescripción, pudiéndose superar el plazo de 6 años de conservación previsto en el Código de Comercio.

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La Ley General Tributaria impone a profesionales y empresas la obligación de conservar los documentos respaldatorios de la contracción, modificación y extinción de sus obligaciones tributarias.

PLAZOS DE PRESCIPCIONES

Laboral a efectos de infracciones	3 años	Art. 4.1 RD 5/2000
Seguridad Social a efectos de infracciones	4 años	Art. 4.2 RD 5/2000
Prevención de Riesgos Laborales a efectos de infracciones	5 años	Art. 4.3 RD 5/2000
Fiscal a efectos de deudas tributarias	4 años	Art. 66 Ley 58/2003
Fiscal a efectos de comprobaciones de cuotas compensadas o deducciones aplicadas	10 años	Art. 66 bis Ley 58/2003
Contable y mercantil	6 años	Art. 30 del CC

OTROS PLAZOS

Por su parte, la Ley de Impuesto al Valor Añadido obliga a conservar:

• Facturas recibidas.
• Justificantes contables de las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté asentado en la Comunidad.
• Copias o matrices de las facturas emitidas.
• Recibos que justifiquen el reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original por parte de quien la expide, como la copia por parte del titular del establecimiento.
• Documentos que acrediten el pago del Impuesto a la Importación.
• Si la deducción del IVA está sometida a un período de regularización en adquisiciones que hayan soportado cuotas de dicho impuesto, las facturas emitidas o recibidas deben ser conservadas durante dicho período y los siguientes 4 años.
• Si las operaciones tienen por objeto oro de inversión, las copias de las facturas respaldatorias de las mismas deben conservarse durante 5 años.

REDUCE TIEMPO DE BÚSQUEDA Y COSTE

Con tantos documentos y después de tantos años es probable que en tu oficina no tengas espacio para poder guardar dichos documentos. Ya que necesitarás tener a mano los documentos más recientes. Pero ¿Dónde guardar la documentación para posibles inspecciones? Opta por el almacenamiento en trasteros y libera espacio en tu oficina.

Son documentos vitales para evitar sanciones o multas, por lo cual, deben estar bien archivados, en un lugar seguro y ordenado para ser encontrado fácilmente al momento de auditorías sorpresa o cualquier asunto legal que lo requiera.

Tener organizado en su almacén sus documentos ahorra tiempo para sus empleados al momento de ubicar la información que le solicite. La gestión eficaz del tiempo tiene la capacidad de mejorar significativamente la productividad de tu empresa y, por ende, la calidad de vida de los empleados.

DESTRUCCIÓN SEGURA DE LOS DOCUMENTOS CONFIDENCIALES

Tan importante como su almacenaje es la destrucción de los documentos. Una vez que los documentos almacenados ya no sean necesarios o deban destruirse y desecharse adecuadamente, puede acudir a los servicios de eliminación segura de sus documentos. Este tipo de gestión de eliminación de información brindan servicios confiables, eficientes y amigables con el medio ambiente, teniendo el más alto nivel de seguridad y confidencialidad

Los servicios de destrucción de documentos también minimizan los costos de su empresa. Deshacerse de los archivos innecesarios que ocupan su espacio de almacenamiento en trasteros.

La reputación de su empresa es uno de los activos más valiosos de su organización. Una filtración de datos sensibles puede causar daños costosos y a largo plazo a la credibilidad de la compañía. Por tanto, la destrucción de documentos de manera profesional y eficaz protege a su empresa al proporcionar un desecho confiable y seguro de información confidencial.